Soạn thảo email tiếng Anh cơ bản

Soạn thảo email tiếng Anh cơ bản

BBT – Từ lâu, email đã là không còn là một thứ quá xa lạ với cộng đồng, thậm chí còn là một công cụ quan trọng thể hiện tính chuyên nghiệp trong giao tiếp và trong công việc. Vậy, làm thế nào để viết được một Email thật đúng chuẩn? Dưới đây, FLC xin giới thiệu hình thức soạn thảo email tiếng Anh qua ngòi bút của bạn Đinh Trần Phương Anh, một cựu sinh viên quốc tế.

———-

SOẠN THẢO EMAIL TIẾNG ANH CƠ BẢN: VỀ HÌNH THỨC

(Drafting a basic email: the form)

 

  1. Tiêu đề (Subject line)
  • Tiêu đề đóng một vai trò rất quan trọng, không phải vì bạn bị bắt buộc mà bởi vì, đôi khi người nhận có đọc hay không phụ thuộc vào cách đặt tiêu đề email của bạn. Dù bạn soạn email cho công việc hay cho bạn bè bạn nên soạn thảo một tiêu đề (subject line) ngắn gọn, rõ ràng để người nhận có thể dễ dàng nhận dạng và phân loại các email trong thùng thư đến của họ. Một dòng email vào thẳng chủ đề sẽ giúp việc trao đổi thông tin diễn ra nhanh và tập trung hơn.
Ví dụ: Monday meeting notes (Ghi chú của cuộc họp vào thứ Hai)
Quarterly sales report from Spencer (Báo cáo doanh số hằng quý của Spencer)

Drinks at 5? (Đi uống lúc 5 giờ không?)

Recommendation letter for Mai (Thư đề nghị cho Mai)

  1. Email thông thường (Informal/ Casual emails)
  • Đây là những email xã giao thông thường, dùng khi hỏi thăm, báo tin, giao tiếp thường xuyên… với người thân, bạn bè, những người có quan hệ chặt chẽ, gắn bó. Bạn không cần dùng những từ khách sáo hoặc đôi khi là lịch sự đối với loại email này.
  • Hãy mở đầu với một câu chào thân mật như cách bạn xưng hô với người nhận ở ngoài đời. Lưu ý là bạn nên đặt một dấu phẩy sau lời chào.
Ví dụ: Hi/Hello Matthew, (Chào Matthew)
So long, Jade, (Lâu không gặp cậu, Jade)

How are you doing? (Bạn khỏe không?/Mọi thứ vẫn ổn chứ?)

What’s going on? (Mọi việc thế nào?)

Hey Thanh, (Hây! Thanh)

  • Khi chào cuối thư, bạn cũng hãy kết thúc cũng bằng những câu kết thân mật cùng với tên người gửi email. Lưu ý: hãy cách nhau bằng dấu phẩy và xuống hàng.

Ví dụ:

Love, (Mến)

Hannah

 

From your dear friend, (Bạn thân nhất của cậu)

Huyen My

 

Talk to you later/ See you later, (Nói chuyện sau nhé/Gặp sau nhé)

An

 

Thank you, (Cám ơn nhé)

Best, (Chúc cậu mọi điều tốt đẹp)

Cheers, (Chào nhé 😉)

Peace, (Bảo trọng)

Yours, (Bạn của cậu)

  1. Email trang trọng (Professional/ Formal emails)
  • Đây là loại email dành cho công việc, xin việc, phàn nàn, khiếu nại… Những email loại này lịch sự và trang nghiêm hơn email thông thường (informal/ casual emails).
  • Hãy mở đầu email bằng một lời chào trân trọng, lịch sự. Lưu ý, thay vì dùng dấu phẩy, ở loại email này ta có thể dùng dấu hai chấm (:) sau lời chào để thể hiện sự trang trọng. Lời chào có thể được đề với tên người nhận (nếu bạn biết) kèm với danh xưng của họ (Prof., Mr., Mrs., Dr., etc.), hoặc chức vụ cụ thể của họ.
Ví dụ: Dear Prof. Anderson: (Kính gửi Giáo sư Anderson)
To Mrs. Johnson: (Xin gửi lời chào tới cô Johnson)

To the Head of Human Resource, (Xin gửi tới Giám đốc Nhân sự)

Dear the Manager of TMT Customer Service, (Kính gửi Quản lý Dịch vụ khách hàng TMT)

  • Nếu bạn không biết cụ thể người nhận là ai hoặc nếu bạn muốn gửi email đến một tập thể, phòng, ban nào đó, hãy đề lời chào đến toàn thể phòng ban đó, hoặc đơn giản là dùng cụm từ “To whom it may concern” (có nghĩa là “Xin gửi đến những người có liên quan”)
Ví dụ: To the recruitment team of Unilever: (Xin gửi tới đội tuyển dụng của Unilever)
Dear Admission Committee of the University of Polytechnic,

(Kính gửi Hội đồng tuyển sinh Đại học Bách Khoa)

Dear professors of the Computer Science Department,

(Kính gửi Quý Giáo sư Ban Công nghê thông tin)

Greetings colleagues, (Xin gửi lời chào tới các đồng nghiệp)

  • Với lời kết email, bạn hãy dùng những cụm từ trang trọng như sau: Best regards (Trân trọng); With gratitude (Với lòng biết ơn); Warm wishes (Chúc những điều tốt đẹp); All the best (Mọi điều tốt nhất); Kind regards (Trân trọng); Respectfully (Kính thư); Sincerely (Chân thành).

Theo sau đó, hãy ghi họ và tên đầy đủ của bạn như thể bạn đang ký tên dưới một bức thư tay. Để trông chuyên nghiệp hơn, bạn có thể đính kèm thêm các thông tin như: chức vụ, tên công ty, website, hay số điện thoại liên lạc của mình ở phía dưới tên, giống như bạn đang đưa cho người nhận tấm danh thiếp của mình. Nếu bạn nghĩ người nhận có thể gặp khó khăn khi xác định cách xưng hô với mình (Có một số tên “unisex” trung lập về mặt giới tính – cả nam và nữ đều dùng được; hoặc có những tên nước ngoài khá lạ lẫm với người Việt, khiến người nhận khó xác định giới tính của người gửi), bạn có thể khéo léo đính kèm thông tin này ở phần cuối. Bạn có thể vào phần cài đặt email và cài mặc định “chữ ký” này để không phải soạn thảo, chỉnh sửa cho mỗi email sau.

Ví dụ: Mr. Taylor Shane Taylor Shane (Anh)
Social Media Assistant

www.care4yourair.com

+84354XXXXXX

Trợ lý Truyền thông

Web: www.care4yourair.com

SĐT: +84354XXXXXX

Dr. Thanh Nguyen (She, Her, Hers)

Professor of Finance

University of Economy

+84222XXXXXX

Tiến sĩ Thanh Nguyen (Chị, Cô)

Giáo sư Tài chính

Đại học Kinh tế

SĐT: +84222XXXXXX

Đến đây, chắc các bạn đã biết cách mở đầu và kết thúc một email bằng tiếng Anh rồi đúng không? Hy vọng các bạn có thể giao tiếp tốt hơn với người nước ngoài “bằng văn bản” thông qua email sau khi đọc bài viết này. Hãy đón đọc những bài viết tiếp theo trên trang web của FLC – Nguồn Sáng nhé!

 

 

 

 

 

 

  Chân thành là gì? Chân thành hay trân thành khi cảm ơn

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *